센스 있는 직장인을 위한 ‘메모의 기술’

안녕하세요. 한화건설입니다. :)

열심히 회의 내용을 받아 적었건만 내가 쓴 글씨를 알아보기 힘든 상황, 겪어 보셨나요? 불현듯 떠오른 업무 아이디어가 막상 기획안을 쓰려니 까맣게 잊혀진 경험은요?

사람의 기억력엔 한계가 있기 때문에 메모가 필요합니다. 메모를 통해 우리는 중요한 내용을 잊지 않을 수 있고, 아이디어의 끈을 이어가며, 일정을 정리할 수 있지요. 하지만 모든 상황을 다 기록하는 건 불가능한 일입니다. 그럼 어떻게 해야 체계적으로 메모를 할 수 있을까요? 오늘은 업무 효율을 높이기 위한 메모의 기술을 알아보겠습니다. 

■ 펜과 노트를 활용한 필기의 기술

디지털 시대라지만 회의를 하거나 통화 중 기록을 할 때 펜과 노트는 여전히 큰 역할을 하고 있습니다. 그러나 이때 너무 복잡하게 글을 적어두면 나중에 무슨 내용인지 파악하기 어려운데요, 중요한 부분이 한 눈에 들어오는 필기 팁을 먼저 살펴볼까요?

▲ 자신만의 양식을 정해 기록한 사례

● 자신만의 양식 정하기

자신만의 양식을 정해두고 이에 따라 기록하는 것을 습관화하면 나중에도 한 눈에 내용을 파악할 수 있습니다. 예를 들면, 노트 왼쪽엔 상대방이 한 말을 적고 오른쪽엔 자신이 느낀 점을 기입하며, 아래 여백엔 점검해야 할 사항을 적는 식입니다. 미리 적을 항목과 공간이 정해져 있으면, 무얼 어떻게 정리해야 할지 고민하는 시간도 줄일 수 있습니다.

▲ 약어와 기호를 활용한 사례

● 약어와 기호 만들기

“C=Check”, “(?)=나중에 검토가 필요한 사항” 등 나만의 약어&기호를 만들어 활용하면, 긴 문장을 짧게 압축할 수 있어 메모 시간이 빨라집니다. 또한 글만으로 이뤄진 메모보다 더욱 간단명료하고 이해하기 쉬워지는 효과도 있습니다. 나만이 알아볼 수 있는 약어를 고안하여 사용 습관을 붙여보세요. 업무가 재미있어지는 방법이 될 수도 있습니다.

● 밑줄 쫙, 돼지꼬리 땡땡!

적어놓은 메모를 다시 펼쳐볼 때, 핵심 사항은 한 눈에 띄는 것이 좋겠죠? 중요한 사항엔 밑줄을, 더 중요한 사항엔 동그라미 표시를 하는 식으로 내용과 중요도를 구분하면 도움이 됩니다. 메모 내용을 리뷰할 때에도 형광펜이나 색깔을 들고서 한 번 더 체크를 해두면, 훗날 보아도 핵심 내용을 파악하기 좋습니다.

■ 스마트폰을 활용한 디지털 메모의 기술

아이디어는 때를 기다리지 않고 찾아옵니다. 머릿속에 떠오른 생각은 바로 그 자리에서 기록하는 것이 바로 메모의 기본이지요. 언제 어디서나 스마트폰을 곁에 두는 요즘 시대엔, 디지털 메모가 스쳐가는 아이디어를 기록하기에 유용합니다.

● 메모 앱 활용

회의를 녹음하면서 동시에 메모를 할 수 있는 앱, 각 메모마다 GPS 위치값을 포함할 수 있는 앱, URL 메모 및 화면캡쳐 메모에 특화된 앱 등 다양한 메모 어플이 나와있습니다. 자신의 생활 습관에 맞는 어플을 찾아서 그 기능을 충분히 활용하시길 추천합니다.

● 사진과 음성 메모 활용

텍스트로 적은 메모뿐 아니라 사진, 음성도 상황에 따라 활용도가 높을 수 있습니다. 기록하는 순간의 정보를 모두 재현할 수 있기 때문입니다. 사진을 찍어둔 뒤 댓글을 달듯이 간단한 설명을 보충하거나, 이동중 문득문득 떠오르는 아이디어를 음성으로 남기는 등, 새로운 방식의 기록을 시도해 보세요.

▲ 메모 파일 분류 예시

● 메모에 메모를 업데이트

스마트폰을 통한 메모는 간편한 만큼 금세 수많은 양의 데이터가 쌓이기 쉽습니다. 수많은 스크린샷들, 언제 적었는지 모를 메모파일들을 쌓아놓고 다신 열어보지 않는다면 소용이 없겠지요. 따라서 일주일에 한 번, 또는 한 달에 한 번 주기를 정해놓고 정리하는 시간이 필요합니다. 메모한 것들을 주제별로 분류하고 소용 없어진 기록은 삭제하다보면 새로운 아이디어가 떠오를 수도 있는데요, 이런 생각들을 업데이트해두는 것 역시 중요합니다.

지금까지 직장인을 위한 메모법을 알아보았습니다. 사소한 정보부터, 중요한 회의 내용까지, 기록의 즐거움에 빠져보시는 건 어떨까요? 평범한 노트와 스마트폰이 어느새 나만의 든든한 백과사전이 될지도 모릅니다. 

한화건설은 다음에도 직장생활에 유용한 정보를 갖고 찾아오겠습니다.

[함께 볼만한 글]

▶ 업무 능률을 올리는 습관! 사무실 책상정리 TIP (링크)

▶ 칼퇴를 부르는 오피스 단축키 모음 (링크)