깔끔한 일처리의 비결! 업무 폴더 정리 노하우

“이슈가 생겼어요! 지난번 그 보고서 파일 좀 열어 봐요! 빨리!”

“엇, 잠시만요. 어느 폴더에 뒀더라? 잠시만요 부장님… 잠깐…” 

“박 대리~!!!”

안녕하세요. 한화건설입니다. :)

위에서 살펴본 부장님과 박대리의 대화, 혹시 비슷한 경험이 있으신가요? 이러한 상황에 공감 가시는 분이라면 잘 찾아오셨습니다! 업무를 하다 보면 촌각을 다투는 급한 일들이 생기곤 하지요. 이럴 때 컴퓨터 속 파일들이 뒤죽박죽 섞여 있다면 원하는 파일을 찾느라 매번 시간을 허비하게 됩니다. 그럼, 어떻게 폴더와 파일을 정리해야 업무 효율을 높일 수 있을까요? 오늘은 직장인을 위한 업무 폴더 정리법을 소개하겠습니다.

■ TIP 1. 숫자를 활용해 분류체계 세우기

시간이 흐를수록 프로젝트마다 늘어나는 파일의 양! 대책 없이 무분별하게 저장하다 보면 어느 새 걷잡을 수 없는 혼란에 빠지게 됩니다. 이를 예방하기 위해 각 파일의 성격에 따라 폴더를 만들어 분류하고, 폴더명 앞에 숫자를 넣어 우선순위를 정리해 보세요. 

업무 마감일 또는 중요도에 따라 순번을 붙이고 이름순으로 정렬하면 깔끔하게 나열된 폴더들을 확인하실 수 있습니다. 최상위 폴더를 연도별로 분류해 놓으면 몇 년이 지나도 시기별로 진행된 사항들을 한눈에 가늠할 수 있겠죠? 

■ TIP 2. 규칙에 따라 파일명 정렬하기

하나의 파일을 작성하더라도 시기별로 내용을 보충하고 수정하는 과정에서 여러 버전이 생성되곤 합니다. 특히 팀원 또는 타 부서와 협업할 경우 작성자가 추가되면서 파일의 버전은 더욱 많아지게 되는데요. 이럴 때 잘 정리해 놓지 않으면 누가, 언제 만든 파일인지, 어떤 내용인지 헷갈리게 됩니다. 

공통된 규칙을 세워 파일명을 정리해 보세요. 예를 들어 ‘날짜_프로젝트명_세부내용(_작성자)’ 또는‘프로젝트 - 세부 내용 - 날짜 (- 작성자)’순으로 적용해 보면 어떨까요? 이렇게 파일명을 설정한다면 이름 순으로 정렬 시 업무가 완성되어 가는 과정을 일목요연하게 확인할 수 있습니다.

■ TIP 3. 애매한 파일은 번외 폴더로 몰아넣기

업무를 진행하다 보면 상황에 따라 폴더와 파일을 꼭 맞춰 정리하기 애매할 때가 있습니다. 이럴때마다 무작정 바탕화면에 파일을 늘어놓고 계시진 않나요? 하지만 바탕화면에 저장된 파일이 많을수록 향후 필요한 파일을 찾기도 힘들 뿐더러, 부팅 속도까지 느려진다는 사실!

당장 정리가 어려운 진행 중 파일, 잠깐만 사용할 임시 파일, 업무 외 자투리 파일 등 분류하기 애매한 파일들은 번외 폴더를 만들어 관리해 주세요. 다른 이들과 공유되지 않는 만큼 나만의 폴더명을 짓는 것도 소소한 재미입니다.

간단해 보이지만 업무에 도움되는 폴더 정리법, 어떻게 읽으셨나요? 당장의 큰 효과는 없을지라도 해가 바뀔수록 쌓여 가는 수백, 수천 개의 파일들을 관리하는데 유용할 것입니다. 오늘의 파일 정리, 내일로 미루지 마세요!

한화건설은 직장인을 위한 업무 노하우와 함께 또 찾아오겠습니다.

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