업무효율 UP시키는 직장인 추천 어플 BEST 4

안녕하세요. 한화건설입니다. :)

광고회사 인턴을 마치고 갓 사원이 된 A씨, 오늘도 열의를 불태우며 어깨 너머로 일을 배우고 있습니다. 하지만 열정만큼 업무 센스가 따라주지 않아 자꾸만 자책하는 일이 생기고 맙니다. 임무의 경중을 파악하지 못해 상대적으로 덜 중요한 일을 먼저 한다거나, 회의 내용을 적어둔 중요한 메모가 사라졌거나, 지금 바로 필요한 협력회사의 연락처를 찾지 못해 전전긍긍하는 등의 일인데요. 오늘도 A씨의 하루는 상사의 눈치를 보며 진땀을 빼는 것으로 마무리됩니다. 

하루하루가 실수투성이인 사회초년생 A씨들에게 권하고 싶은 것이 있습니다. 바로 업무 효율을 높이는 데 도움을 주는 ‘직장인 추천 어플’입니다.

■ 업무 리스트를 일목요연하게 정리하자! ‘원더리스트’

직장인 A씨는 오늘도 기운이 없습니다. 오전엔 대리님이 시킨 업무 하나를 깜빡해 정적 속 한숨을 들어야 했고, 오후엔 ‘덜 중요한 일’을 완벽하게 해내느라 ‘더 중요한 일’을 할 시간이 부족해 과장님의 꾸중을 들었기 때문인데요. 이런 경우 애써 해낸 일들이 빛을 발하기 어렵겠죠? 지금 A씨에게 필요한 건 업무의 우선순위를 정하는 능력입니다. 이럴 때 필요한 건, 바로 업무리스트를 일목요연하게 정리해주는 어플 ‘원더리스트’가 아닐까요?

‘원더리스트’는 업무 별로 카테고리화해서 해야 할 일을 리스트업할 수 있습니다. 이 어플은 스마트 워크 환경을 구축하고 있는데요. 휴대폰, 태블릿 및 컴퓨터에서 동기화되기 때문에 어디서든 일정을 확인할 수 있답니다. 동료와 목록을 공유하며 공동작업을 할 수도 있기 때문에 팀 단위의 프로젝트 진행 시 활용하기에도 좋습니다. 단톡으로 업무 내용을 전하는 것보다 훨씬 더 효율적으로 일을 처리할 수 있지 않을까요? 사진, PDF, PPT 등의 파일 첨부도 가능해 추후 업무를 할 때도 해당 파일을 찾아 헤매지 않아도 됩니다. 

■ 주머니 속 구겨진 명함은 이제 안녕! ‘리멤버’

급하게 다이어리를 뒤지던 A씨의 얼굴이 당혹감으로 물들었습니다. 다이어리에 끼워둔 클라이언트의 명함을 찾지 못했기 때문입니다. 협업하는 파트너사가 많을수록 명함을 주고받는 일이 빈번할 텐데요. 지갑이나 주머니에 대충 끼워둔 명함이 정작 필요할 때 없어서 A씨처럼 당황스러웠던 경험, 있으신가요? 명함 홀더에 끼워 두자니 번거롭고, 점점 쌓이는 명함을 급하게 찾기 힘들다면 어플의 도움을 받는 것도 괜찮습니다. 

명함 정보를 정확하게 관리하고 싶다면 ‘리멤버’ 어플을 사용해보시기 바랍니다. 받은 명함을 바로 스마트폰으로 촬영한 후, 명함 정보를 입력하기만 하면 되는데요. 이후 필요할 때 검색하면 연락처와 이메일 주소가 바로 나와 해당 정보를 빠르게 찾을 수 있답니다. 또한, 상대방에게 전화가 올 때 저장한 명함 정보가 떠서 매우 유용합니다. “대리님, 오랜만에 전화 주셨군요.” 혹은 “차장님, 잘 지내셨습니까” 등 친근하게 전화를 받을 수 있어 상대방도 기분 좋게 통화를 시작할 수 있습니다. 어색한 목소리로 “여보세요”라고 받았던 때보다 사회생활 스킬이 레벨업되겠죠?

■ 영수증 비서라고 불러주세요! ‘자비스’

월말이 되면 A씨는 더욱 분주해집니다. 한달 동안 사용한 비용을 정리해 제출해야 하는 ‘지출 결의’때문입니다. 업무 특성상 외부 미팅이 많은 A씨는 정리해야 할 것이 더욱 많은데요. 이동 교통비, 미팅에 쓰인 경비, 야근 교통비 등 자잘하게 모인 영수증이 책상 위에 수북이 쌓이게 됩니다. 만약 A씨가 영수증 정리 어플을 사용했다면 이런 고생을 덜 수 있었을 겁니다.

영수증 비서라 불리는 앱 ‘자비스’를 활용하면 시간을 훨씬 절감할 수 있습니다. 영수증을 사진 찍어서 자비스 앱에 업로드 하면 금액, 사용처, 사용 일시 등 내역이 자동으로 완성되기 때문입니다. 리스트별 영수증 이미지와 내역서 엑셀파일까지 메일로 받아볼 수 있다고 하는데요. 자비스가 기록해놓은 정보를 토대로 정리한다면, 훨씬 수월하게 지출 결의서를 작성할 수 있지 않을까요? 

■ 사진만 찍으면 문서 스캔이 가능한 ‘오피스렌즈’

A씨의 책상은 미니멀리즘 트렌드에 역행하고 있습니다. 책꽂이는 각종 문서로 가득하고, 파티션엔 포스트잇이 다닥다닥 붙어있습니다. 버리고 싶은 마음이 굴뚝같지만, 혹시나 필요한 일이 생길까봐 쉽사리 버리지 못합니다. 하루 전에 버린 문서를 과장님께서 급하게 찾아 식은땀을 흘렸던 기억도 있기 있어 더욱 파기하지 못하고 있습니다. A씨와 비슷한 고민을 하고 있는 ‘사무실 맥시멈리스트’들이라면, 하드 카피를 간단하게 관리할 수 있는 어플 ‘오피스 렌즈’를 추천합니다. 

‘오피스렌즈’를 실행하면 명함, 사진, 문서, 화이트보드 중 하나를 선택할 수 있는 화면이 나옵니다. 그 중 '문서' 모드를 선택한 후, 하얀색 가이드라인 안으로 문서가 들어가게 사진을 찍으면 끝입니다. 촬영하고 난 후엔 내보낼 위치도 선택할 수 있답니다. 사진 라이브러리 등 원하는 위치에 파일을 저장 할 수 있으며, 메일로 바로 보내는 것도 가능합니다. 뿐만 아니라 촬영한 문서는 워드 파일로 변환해 편집할 수도 있어 다방면으로 유용하게 활용할 수 있습니다. 

직장인이 알아두면 좋을 어플 Best 4! 업무 효율을 높여주는 부스터만 잘 활용한다면, 센스 있고 일 잘하는 신입사원으로 성장할 수 있을 것입니다. 발전한 A씨의 모습을 기대해봐도 될까요?

한화건설은 다음에도 유익한 정보로 찾아오겠습니다.

[함께 볼만한 글]

▶ 직장인 눈건강 사수! 블루라이트 차단 Tip

▶ 우리 삼촌 센스 짱! '설 명절 추천 선물 모음'